Gode råd om udlandsophold

Find et sted og forbered de faglige aspekter

Der er forskellige måder at finde frem til, hvor du skal hen:

• Du kan selv finde frem til det sted, som du vil hen og tage den først kontakt. Husk på, at hvis du søger hen til en international anerkendt forsker kan det være, at vedkommende ikke har mulighed for at afsætte så meget tid til at vejlede dig. Husk derfor at lave en forventningsafstemning med vedkommende inden du tager af sted.
• Du kan sammen med din vejleder eller gennem vejleders netværk finde et passende sted. 
• Du kan holde øje med udenlandske universiteters hjemmesider, hvor der opslås specifikke ophold. Vær opmærksom på tidsfristerne, og hvordan du får dem til at passe sammen med dine andre aktiviteter.

Overvej hvad skal formålet med dit udlandsophold være.

• Skriv ned hvad dine succeskriterier for opholdet er.
• Hav en plan for hvem du gerne vil tale med under dit ophold
• Husk at få de aktiviteter, som du vælger at gennemføre under opholdet ved en anden forskningsinstitution eller privat forskningsvirksomhed, godkendt af din ph.d.-skole og hovedvejleder, inden du tager af sted.

Finansiering og fondssøgning

Få styr på finansiering som det første. Fondenes frister er ofte årlige eller halvårlige og det kan være en fordel at få lavet arbejdet med ansøgningerne inden planlægningen af andre forhold som visum, bolig osv. begynder at optage din tid. Ph.d.-studerende har ikke krav på diæter fra KU, men der findes forskellige muligheder for finansiering og tilskud på de forskellige institutter og ph.d.-skoler.

Visum

Husk at søge visum, hvis du skal rejse udenfor EU. Gå i gang i god tid, da der ofte er mange led, som kan forsinke processen. Til USA søges f.eks. J-1 eller F-1, som skal påbegyndes af værtsinstitutionen. Husk at dit pas for det meste skal være gyldigt 3-6 måneder udover rejseperioden.

Registrering og afmelding hos myndighederne

Du skal afmelde dig folkeregisteret, hvis du forlader Danmark i over 6 måneder. Undersøg om du skal registreres i det land, du rejser til.

Forsikring

Hvis du er ansat på KU, er du dækket af Tjenesterejseforsikringen, som dækker akut sygdom og tilskadekomst, men ikke rutinetjek og ikke under ferie og orlov. Dækker din private rejseforsikring selvom du arbejder og ikke starter ferien i Danmark? Husk at undersøge om destinationslandet/-institutionen kræver særskilt sygesikring (f.eks. USA).

Social Sikring

Social sikring vedrører rettigheder og pligter ifbm sociale ydelser.
EU-borgere som er ansat på KU og rejser til et EU-land er omfattet af social sikring i Danmark og skal ikke foretage sig noget. Uden for EU vil du som regel skulle tegne private forsikringer eller indbetale til nationale ordninger. Kontakt ISM, hvis du får spørgsmål fra udenlandske myndigheder vedr. social sikring.
Undersøg evt. også dine pligter mht. A-kasse.

Skat

Er du dansk statsborger og offentligt ansat (fx på KU), skal du formentlig betale skat i Danmark (hvis ikke, afhænger skattepligt af din bopæl). Undersøg hos SKAT og de udenlandske skattemyndigheder, om du skal opgive din danske indkomst i destinationslandet. Husk at du muligvis kan få rejsefradrag og/eller skattefrihed for legater, hvis du ikke får dækket kost og logi andre steder.

Sikkerhed

Undersøg om du bør forberede dig på særlige risici på destinationen eller i forbindelse med din forskning. Opret en profil på www.vip-online.com for at finde detaljerede risikovurderinger (kundenr 29979812)

Tillæg til din kontrakt

Hvis du opholder dig i udlandet i mere end 28 dage i arbejdssammenhæng, har din arbejdsgiver (i de fleste tilfælde KU) pligt til at udfærdige et tillæg til din kontrakt. Kontakt den HR-ansvarlige på dit institut, hvis du er ansat på KU.

Ophold ved en anden forskningsinstitution eller privat forskningsvirksomhed skal tilrettelægges således, at dit forskningsarbejde, kurser, videnformidling osv. også kan gennemføres under opholdet.

Vær bevidst om, at arbejdsvilkår for ph.d.-studerende er meget forskellige lande i mellem. Hvor man i Danmark indgår i et forskningsmiljø med kontorfaciliteter kan man som ph.d.-studerende i andre lande være mere overladt til sig selv.

Husk at lave en aftale med din vejleder om, hvordan og hvor meget kontakt I skal have, mens du er af sted.

Sørg for at gemme relevante kursusbeviser og lignende i forbindelse med en eventuel meritoverførsel

Hold eventuelt et statusmøde med din vejleder, hvor I drøfter, hvad der var godt ved opholdet, og hvordan dit projekt har udviklet sig under opholdet.

Få lavet rejseafregning kort tid efter du er kommet hjem i forhold til eventuelle udgifter, der skal betales af universitetet eller andre parter.